采购人员行为准则

作为采购系统一员,在工作中经常会面临各种问题或诱惑,而且很多问题往往并没有任何快捷方式或既定的答案。为此,我们制定了采购人员行为准则,作为我们行为及解决问题的基本标准及依据。

本准则为采购系统人员提供了解决各种法律与道德问题的一般准则,且从以下三个维度,明确列出采购人员对采购系统应负的责任及需遵守的道德规范:

- 廉洁自律

- 本分、诚信

- 公平、公正

本准则内容自公布之日起生效,并按需要随时修订。任何违反行为准则之行为均不允许发生。如果任何人察觉到有违反本准则的情况,必须立刻将自己听到和知悉的一切事情通过电话、短信、邮件等方式反馈给OPPO廉洁督察委员会(联系方式请参阅网站信息)。所有接收到举报信息的人,有责任及义务为举报人保密。任何人举报的所有不合法或不道德行为,采购系统将会立即调查,必要时上升到公司廉洁督察委员会进行调查,且绝不容忍任何人对举报人进行威胁或采取任何报复行动。

 

一、廉洁自律

1 费用准则

采购人员在与供应商的业务往来中往往会产生各种费用,处理此类费用时应遵循以下准则:

1.1 交通费用

1.1.1 采购人员不可以要求供应商支付交通费用,因业务而产生的交通费用应由个人支付,回公司后依据公司相关费用报销流程报销。

1.1.2 在紧急情况下,可以偶尔乘坐供应商提供的交通工具。

1.2 商业款待(因拜访或考察供应商而产生的工作餐不在此范围内)

1.2.1 采购人员不得单独接受供应商的任何活动邀请,更不得向供应商索取某项邀请,以使其家属或朋友参加活动。

1.2.2 与公司无业务往来的公司的商务宴请,必须经过采购总监批准,否则一律禁止参加。

1.2.3 与业务有关的活动邀请(非公司所在地),在部门部长或以上管理层批准的前提下,可代表公司接受供应商给予的符合商业惯例的款待;但费用必须合理,且任何情况下个人提出的要求不得高于供应商提出的标准。无论何时,当供应商提出此类商业款待的邀请时,必须立即拟制一份注明活动性质及参加人员明细的通知发送给部门部长;如供应商事前特别要求采购人员的家属或朋友参加活动,须事先获得采购总监的批准。

1.2.4 在公司所在地,采购人员在任何情况下,不可以单独接受供应商的商业款待;如不出席会影响业务关系,必须在与供应商有业务往来人员的陪同下方可出席,即除受邀请人员外,出席人员至少有一名相应的CEG成员或部长。

1.2.5 采购人员可代表公司给予供应商符合商业惯例的款待(如餐宴等),但费用必须合理。

1.2.6 在任何情况下,绝对禁止参加供应商组织的任何娱乐活动(不含体育活动),如:KTV、桑拿、沐足、泡吧等。

1.3 礼品及馈赠

1.3.1 采购人员禁止接受供应商提供的任何形式、价值高于100元的礼品及馈赠,包括但不限于:各类有形的实物礼品,如奢侈品(包包、服饰等)、家居用品、食品、土特产、笔、烟酒等;礼金礼券类,如现金、银行卡、购物卡、加油卡、提货券、电影券、演出门票等;文化类礼品,如艺术品、文物等;新型网络货币类,如微信红包、虚拟货币、网络代金券、优惠码等。

1.3.2供应商在任何时候提供价值高于100元的礼品及馈赠时,采购人员都应当面/电话/邮件/微信/QQ婉言坚决拒绝。对于误收的新型网络货币类礼品,应当即返还给送礼人员,并郑重告知对方我司廉洁文化。因各种原因未能拒收的礼品,采购人员应在收到礼品后,马上告诉部门部长,部长必须对此事进行妥善处理,且部长有责任提醒供应商关于廉洁相关的规定。

2 个人的经济利益

如果采购人员在与公司有业务往来或有竞争关系的公司或机构中享有经济上的利益,而这些利益可能与公司利益有所冲突,或令人怀疑可能有利益冲突时,采购员就不应拥有这些利益。

2.1 上市股票

2.1.1 对于部分上市供应商,采购人员可以通过公开市场购买该供应商股票,严禁通过任何非公开渠道与其产生直接或间接的经济上的交易。

2.1.2 严禁采购人员利用供应商未公开或内幕消息或股票首次发售时的优先购买权,假借他人之手间接投资,以规避这些准则中关于投资的规定。

2.2 利用内幕消息及内幕交易

2.2.1 采购人员如果知悉有关公司或其他公司尚未公开的消息,严禁为了牟取个人利 益而对外界公开公司或供应商的内幕消息,同时也绝对禁止利用内幕消息进行股票交易或任何盈利行为。

2.2.2 采购人员在与供应商的业务往来过程中,很容易得知供应商的商业信息,严禁为非法牟取个人利益而将供应商信息泄露给第三方,如:禁止将供应商的竞标价格透露给供应商的竞争对手。

2.3 利用其它非法手段牟取个人利益

2.3.1 采购人员在为公司执行采购业务的过程中,严禁利用职务之便,通过为供应商牟取订单等违法手段,收取红包、回扣或其他不正当利益。

2.3.2 采购人员在采购过程中,严禁利用公司名义或职务之便进行倒买、倒卖,从中谋取利益。

3 担任公司供应商

3.1 采购人员所创建的公司,不得成为OPPO的供应商,且采购人员不得在OPPO的任何供应商中兼职。

3.2 采购人员离开公司五年之内,其所创建的公司,不得成为OPPO的供应商;同时,也禁止其以供应商业务代表的身份,参与OPPO的相关业务活动。

3.3 采购人员三代以内直系亲属所创建的公司,不得成为OPPO供应商,且禁止采购人员三代以内直系亲属作为供应商代表参加OPPO有关活动。当采购人员离开公司超过三年时,其三代以内直系亲属方可考虑与OPPO开展业务关系。

 

二、本分、诚信

1 与亲朋好友属同一行业

1.1 采购人员亲朋好友属于同一行业或者是公司的竞争对手时,应考虑下列因素:公司及该公司的关系、采购人员在公司的职务性质及亲朋好友在该公司的职务性质、各自所能接触到所在公司的机密资料有多少等。

1.2 在出现引起安全、机密及利益冲突的问题时,不允许因这层关系而无意中牺牲公司的利益。

1.3 如采购人员对自己的情况有所疑虑,应与部门部长及以上管理人员讨论,以评估问题的性质与范围及寻求解决方法。通常危及公司利益的可能性相对较小,因此部门长只须提醒采购人员切勿因疏忽而泄露公司的机密信息。

2 信息记录与汇报

2.1 采购人员应正确并诚实地记录并汇报采购业务过程中的一切信息。

2.2 采购人员应准确并如实记录与供应商相关的信息(如供应商的质量检验报告等)。

2.3 采购人员因经常会出差而可能产生需要报销的费用,但必须是确实发生的费用,不允许出现不按实申报的情况出现。且在任何情况下产生的费用,都不得以任何理由到供应商处报销。

 

三、公平、公正

1、与供应商业务往来过程中,须遵守国内和国际法律、风俗和习惯,遵循组织自身的方针及其伦理标准和原则。

2、无论采购人员负责哪类物料,采购量的多少,或仅是签订一份协议,任何人都要秉持公平、公正的原则。

3、在选择供应商时,应毫无偏私地衡量所有决定因素,选择全价值最优的。

4、任何情况下,采购人员均不得利用个人的影响力,刻意选择自己熟悉的供应商,而把其他不熟悉但仍符合公司要求的供应商排除在公司选择范围之外。

5、当对供应商进行招标时,必须保证招标过程是秉持公平、公正的原则。供应商的报价和其他资料,以及公司对这些资料的评估,均视为机密,如无管理层的书面许可,任何人、任何情况下,均不得在公司正常业务以外使用这些资料。

 

四、其他

1、本行为准则未明确规定的内容与《廉洁守则》有重叠时,以《廉洁守则》为准。

2、本行为准则里的供应商既包括现有的供应商,也包括潜在的供应商。

3、本行为准则的最终解释权归采购规划部所有。